أكــون أولا أكــون
" إن الإجتماعات يمكن أن تكون نقمة تكلف مؤسستك المال الكثير ، أو أن تكون نعمة وأداة لتحقيق النجاح المأمول" إبراهيم الفقي
1 - هل هذا الإجتماع هام حقاً : -
" إذا ما بدأ المرء باليقين ، فإنة سوف ينتهي بالشك ، أما إذارضي بأن يبدأ من الشك فإنه سوف ينتهي باليقين حتمياً " فرانسيس بيكون
عليك أن توجه لنفسك الأسئلة الأتية عندما تقرر عقد إجتماع ما :-
- هل الإجتماع ضروري
- ما هو الهدف من وراء هذا الإجتماع
- هل يمكن ببساطه أن أرسل مذكرة أو أقوم بإتصال هاتفي بدلاً من عقد الإجتماع
- هل يمكنني تحقيق أهدافي من خلال إجتماع فردي
إذا وجدت بأن الإجتماع ضرورياً فوجه لذاتك الأسئلة التالية :-
- على من ينبغي حضور الإجتماع
- هل أحتاج فعلاً لكل هؤلاء في الإجتماع
- هل يجب علىّ حضور الإجتماع ( إذا أجبت بلا قم بالتفويض أما إذا أجبت بنعم فوجه لذاتك الأسئلة التالية : -
- هل يجب علىّ البقاء في الإجتماع حتى نهايته
- كم من الوقت يحتاج هذا الإجتماع
لا تتجنب الإجتماعات بل على العكس تعلم كيف تجعلها مثمرة وفعًاله وحاول أن تسخر الإجتماعات لصالحك بدلاً من أن تكون ضدك……….
2 - الأسباب السبعة وراء عقد الإجتماعات : -
"لا يهم ماذا يقول الناس عن الإجتماعات أو ماذا يعتقدون فهي باقية دائماً وأبداً " كليد و ز برسون
1 - التخطيط : غنه أحد الأسباب الرئيسية لعقد الإجتماعات فقد يكون الهدف الحصول على الأفكار الجيدة لوضع تخطيط أفضل .
2 - صنع القرار : من أجل مناقشة موضوع هام والوصول الى قرار يتميز بمزيد من الفاعلية عن القرار الذي قد تتخذة بمفردك.
3 - توصيل المعلومات : قد يكون من أجل إستعراض الإتجاهات الجديدة أو غبلاغ الأعضاء بتغيرات معينة.
4 - حل المشكلات : من أجل حل النزاعات والوصول الى أفضل حل ممكن.
5 - التحفيز والمكافأة : قد يكون من أجل تحفيز الأخرين وتحميسهم من خلال الإطراء وتقدير أداء الأفراد أمام الجميع.
6 - التدريب : من الأسباب أيضاً تدريب الفريق ورفع مستوى مهاراتهم.
7 - بناء فريق العمل : الإجتماعات قد تكون أداة ممتازة لبناء الفريق ، ففريق العمل يشارك المسئوليات ويتخذ القرارات ويحدد الأهداف وخطوات التنفيذ.
3 - الأنماط السبعة للناس في الإجتماعات : -
" إن اللجنة ما هي إلا مجموعة من الرجال تحافظ على الدقائق بينما تضييع الساعات " ميلسون بريل
1 - المسيطر : الذي يجب أن تكون مقاليد الإجتماع في يدة.
2 - المتعالم : يعتقد بأن لدية الإجابة عن أي سؤال لذى فهو يمطر الجميع بوابل من التفصيلات الى درجة الملل.
3 - المقاطع : يقاطع الأخرين ليظهر أنه على معرفة فينحرف أحياناً عن الموضوع الأصلي الى مواضيع أخرى.
4 - محب الأحاديث الجانبية : إنه يحاور الذي بجانبة بهدوء أثناء حديث شخص أخر فهو يحاول جذب انتباه الأخرين إليه بعيداً عن الأجتماع نفسة.
5 - السلبي : إنه يعبر عن مشاعرة السلبية والمثبطة تجاه الإجتماع ، يلقي بالتصريحات السلبية وأن الأخرين سوف يتذكرون كلامه فالأجتماع لن يأتي بفائدة هكذا يقول.
6 - الخجول : يفتقد الثقة في النفس وتقدير الذات يحاول تجنب المشاركة في الحديث والحوار أثناء الإجتماع.
7 - المرتبك : عندما تستمع إلية لا تحصل على جملة مفيدة و إذا وجهت إلية سؤال معين يعطيك إجابتين…
4 - الأسباب العشرة وراء فشل الإجتماعات : -
" إن الإجتماعات ذاتها ليست شيئاً غير فعَال وغير منتج ، بل الناس هم الذين يجعلونها هكذا " إبراهيم الفقي
1 - الإفتقاد الى الإعداد
2 -الإفتقاد الى الهدف (الغاية)
3 - عدم وضع جدول أعمال .
4 - زيادة عدد الحاضرين .
5 - حضور الكثير من الأجتماعات.
6 - نزاعات الشخصية.
7 - الإنتقاد .
8 - عدم المشاركة " الإحجام عن المشاركة"
9 - عدم تحديد العمل .
10 - عدم المتابعة.
5 - المحاذير الخمسة عشر عند حضور الإجتماع : -
" إن ما صنعه المرء يمكن أن يغيره" فردريك مور فرسون
إقرأ القائمة الأتية قبل أن تذهب الى أي إجتماع : -
- لا تذهب وأنت غير مستعد.
- لا تتأخر مهما كانت الأسباب.
- لا تدعو عدداً كبيراَ لحضور الإجتماع ، فكلما زادو قلت مشاركاتهم.
- لا توزع المعلومات أثناء الإجتماع التي يمكن لسكرتيرك أن يوزعها عليهم قبل الإجتماع.
- لا تقاطع .
- لا تجادل.
- لا تأخذ أي شيء على محمل شخصي.
- لا تستحوذ على الكلام وحدك .
- لا تخشى عدم الإتفاق مالم يكن شخصي.
- لا تهدد أحداً .
- لا تستخذم أو تسمح بإستخدام لغة بذيئة.
- لا تكن سلبياً .
- لا تشجع الحوارات الجانبية ولا تسمح بها.
- لا تقضي وقتاً أكثر من المحدد للإجتماع.
- لا تنس أن توجه الشكر لكل الحاضرين في النهاية.
6 - المبادىء العشرون لضمان نجاح الإجتماعات : -
" غنك بوصفك قائداً لجماعة فأنت المسئول عن خلق بيئة يؤدي فيها النقاش الى توصيات وقرارات أفضل " كليد وربرسون
حان الوقت لتقديم المبادىء الأكثر قوة وفعالية لضمان نجاح أي إجتماع و هي :-
1 - كن مستعداً .
2 - قم بتوزيع جدول الأعمال مقدماً .
3 - أدع الشخصيات الرئيسية فقط.
4 - أجعل الجميع على أتم الإستعداد
5 - احرص على إذابة المنازعات مقدماً .
6 - احرص على الحضور مبكراً.
7 - اهتم بالتنظيم
8 - ضع هدفك أمامك.
9 - ضع أساساً قوياً ( إحرص على وضع بعض القواعد الرئيسية أمام الحاضرين مثل : احترام أراء الأخرين مشاعرهم ، إعطاء فرصة الحديث لكل عضو………)
10 - حدد وقت الإجتماع.
11 - نظم مواعيد للراحة أثناء الإجتماع .
12 - أخلق بيئة آمنه (دع الأخرين يعبرون عن رؤاهم بحرية تامة)
13 - استشر الأخرين .
14 - استمع باهتمام.
15 - احتفظ بهدوئك وكن على سجيتك .
16 - لا تخرج عن جدول الأعمال .
17 - اعترف بخطأك ثم استمر في العمل.
18 - اغرس في الجميع روح الإلتزام .
19 - قم بوضع خطة للعمل.
20 - عليك بالمتابعة.
عندما تحرص على تنفيذ المبادىء العشرين السابقة في إجتماعاتك سوف تجد نفسك أكثر قوة كما سوف يتوفر لديك الكثير من الوقت والمال وسوف يحترمك الأخرين وينظرون إليك نظرة القائد الحقيقي لهم….
7 - جدول الأعمال … ما هو ؟
" إن جدول الأعمال بمثابة الخريطة ، فهو يصل بك الى غايتك المنشودة بأقصر الطرق الممكنة وأكثرها أماناً" إبراهيم الفقي
يعد جدول الأعمال من أهم الأدوات التي يمكن لنا إستغلالها لإدارة الإجتماعات بشكل يمتاز بالكفاءة والإنتاجية
إن الذهاب الى أي إجتماع دون جدول أعمال منظم ومعد جيداً هو أسرع طريقة للفشل الأكيد، لذا كان من الضروري عندما تقرر أي إجتماع أن تتأكد أنه حتمي وهام ، ثم تبدأ بكتابة هدفك منه والموضوعات التي تريد مناقشتها والنتائج التي تسعى الى تحقيقها ، بعد ذلك عليك تسجيل الأعضاء الذين ينبغي عليهم الحضور وكذلك موعد ومكان الإجتماع…….. إن ذلك سوف يجعل إجتماعك مثمراً ومتميزاً.
8 - المفاتيح الستة وراء إجتماع أكثر قوة وفعالية :-
" إن الإجتماعات العظيمة والمنتجة لا تحدث فحسب ، بل قد تم تشكيلها ببراعة وعناية" من أسرار نجاح المدير
1 - متابعة ما تم في الإجتماع السابق.
2 - التقدير والمكافأة شجع فريقك كافأهم واعط كلاً قدرة.
3 - قم بدعوة ضيف يتحدث في الإجتماع . إنها أفكار تشجع الجميع على الحضور.
4 - اعرض شريط فيديو : - عليك ان تجعل لك أسلوباً متميزاً في الإجتماعات ومن الأساليب الرائعة عرض أشرطة فيديو عن التحفيز- التنمية الشخصية وغيرها..
5 - لا تستحوذ على الحديث.
6 - تذكر أسماء الجميع خاطبهم بأسمائم لتشعرهم بالأهمية فهو امر ضروري.
9 - متى تعقد إجتماعاً : -
" إن هناك ثلاثة أشياء في الحياة يمكنك التنبوء بها : الضرائب ، الموت ، ومزيد من الإجتماعات" فيك مور
- إجتماع الأفطار.
- إجتماع العمليات اليومي من أجل التحفيز وهو لا يستغرق وقتاً طويلاً و ليكن التاسعة صباحاً .
- إجتماع الصباح.
- إجتماع الغداء.
- إجتماع بعد الظهر .
- الإجتماع في ساعات متأخرة.
- إجتماع الطوارىء : عند مواجهة طارىء لذا فهو في أي وقت من اليوم.
- الأحتفال التشجيعي : لمنح مكافأة لأحد الأشخاص.
- إجتماع العصف الذهني : لمناقشة فكرة ما لإتخاذ قرار سريع في أي وقت إنه طريقة ممتازة لبناء فريق عمل.
- الإجتماع الشهري : لإعلان النتائج الشهرية.
- الإجتماع الربع سنوي والنصف سنوي والسنوي : إنها نفس الإجتماعات الشهرية لكنها تضم عدداً كبيرا من الأعضاء.
- الإجتماع الضخم (السنوي الكبير) وهو عادة ما يضم الإدارة العليا والوسطى والمراقبون وأيضاً الموظفون ويكون أشبه بحفلة سنوية يٌدعى إليها محاضرون محترفون ولذا فهو يتطلب الإعداد الجيد.
10 - أين يعقد الإجتماع : -
" إن تكرار القرارات الخاطئة كل يوم قد تسبب في مشاكلك" جيم رون
استعرض الكاتب مجموعه من الأماكن وبإختصار شديد هي :
- في محل العمل (مكتب المدير - قاعة المؤتمرات)
- إجتماعات خارج نطاق العمل.
11 - الإجتماعات وتقدير الذات :
" أعتني بالجذور وسوف تعتني الفروع بنفسها " مثل صيني
من الجميل في هذة الجزئية من الموضوع أن الكاتب ذكر بأنه حضر إحدى الندوات في كاليفورنيا عن تقدير الذات وبعد أن أقضى المشاركون الندوة مدتها يومين وتعرف بعضهم على بعض ، عقد متحدث الندوة حلقة ليتحدث الجميع عن صفات أول الجالسين ثم الذي يلية وهكذا ، بعدها طلب منهم ان يكتبوا الأشياء الجيدة في انفسهم في عشر دقائق …
إن هذا الموقف حسب قول الكاتب يجعلهم يشعرون بالأهمية فوائدها عظيمة جربها في محيطك .
حاول أن تكون مبدعاً وتجعل إجتماعاتك متعة لا تنتظر متى تصبح الإجتماعات مثمرة بل إجعلها أنت كذلك أو إجعلها إجتماعات عظيمة….
إتخذ القرار لتعقد إجتماعاً ناجحاً
الدردشة|منتديات كولو_كولو